Cinco formas de acelerar su viaje de automatización de la contabilidad financiera

Si utiliza un sistema SAP ERP para administrar su negocio y desea aumentar la eficiencia en toda su organización de finanzas o servicios compartidos, esta información es para usted.

Destacaremos cinco formas clave en las que puede utilizar la automatización para tener un gran impacto en sus cuentas por pagar, cuentas por cobrar y procesos de contabilidad del libro mayor general, basados en años de ayudar a miles de equipos financieros a alcanzar el éxito. Descubrirá cómo optimizar los procesos manuales, mejorar la precisión y el cumplimiento de los datos, al tiempo que mejora la moral y le da a su personal profesional tiempo para realizar un trabajo de mayor valor.

No se trata solo de ir más rápido

Si bien impulsar la eficiencia es un objetivo importante para cualquier organización de contabilidad financiera, los beneficios de la automatización no se detienen ahí.

• Mayor precisión y menos retrabajo: Construya "barandillas" de datos en su solución de automatización para asegurarse de que los datos sean correctos la primera vez.

• Mejora del cumplimiento: Asegúrese de que las personas sigan su camino prescrito y sus reglas comerciales.

• Personal más feliz: Reduzca el trabajo mundano y repetitivo y aumente la satisfacción y retención en el trabajo.

• Incorporación más rápida: Consigan al nuevo personal rápidamente con soluciones automatizadas basadas en Excel o formularios fáciles de usar.

• Trabajo de mayor valor: Libere al personal profesional para trabajar en tareas más estratégicas.
  

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“Precisely Automate mejora nuestra productividad como equipo y como organización, por lo que podemos dar un paso atrás y observar de manera amplia la eficiencia general de nuestra implementación financiera.”

Assistant Controller, Oil & Gas Company

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Cinco formas de acelerar su viaje de automatización

1. Acelerar las entradas del libro mayor

Si eres como la mayoría de los equipos financieros, te gustaría dedicar menos tiempo a crear manualmente entradas de diario en SAP y más tiempo a entender lo que hay detrás de los números. Por lo tanto, no es de extrañar que la automatización de las publicaciones de GL esté en la parte superior de la lista de procesos contables que se pueden automatizar para muchas empresas.

Publicar manualmente o estacionar entradas de diario a través de la interfaz gráfica de usuario de SAP utilizando códigos t como FB50 o FB01 no solo es tedioso y lleva mucho tiempo, sino que a menudo puede conducir a errores, y eso significa una revisión costosa.

¿Qué pasaría si sus contadores pudieran preparar las entradas de su diario en Microsoft Excel, validarlas con SAP y luego publicarlas con un solo clic?

Con Automate Studio, su equipo de finanzas puede crear rápidamente una solución de entrada de diario basada en Excel que elimina la entrada manual de datos a través de la interfaz gráfica de usuario de SAP. Los contables hacen su trabajo más rápido y con menos errores, lo que les da más tiempo para comprender y describir las anomalías o trabajar en otras tareas de mayor valor.

1. Reducción de los atascos de facturación

Si alguna vez ha caminado alrededor de sus equipos de AP y AR a fin de mes y ha visto a personal agotado con montones de facturas en sus escritorios, o ejércitos de temporales ingresando datos, necesita ayuda. Crear y pagar facturas es el tipo de actividad repetitiva, de alto volumen y sensible al tiempo que la convierte en un candidato perfecto para la automatización.

En lugar de introducir manualmente las facturas de los proveedores o crear facturas de clientes a través de la GUI de SAP, dé a sus empleados de AP y AR los libros de trabajo de Excel habilitados para Automatizar Studio y permitirles borrar rápidamente los atrasos en la facturación y mantenerse al tanto del trabajo entrante.

Sus empleados de AP podrán tratar las facturas de órdenes de compra y no de compra de manera más eficiente, lo que conducirá a más pagos a tiempo, menos errores de facturación y consultas de proveedores y, en última instancia, mejores relaciones con los proveedores. Del mismo modo, su equipo de realidad aumentada se aprovechará de la creación de facturas, mejorando las métricas de envejecimiento y la satisfacción del cliente.

1. Mejorar la precisión de los datos maestros

La puntualidad y precisión de sus operaciones de contabilidad financiera dependen de que los datos maestros sean correctos. Los errores u omisiones en los registros maestros de clientes o proveedores pueden retrasar la facturación o los pagos y dar lugar a problemas que son costosos y que requieren mucho tiempo de solucionar.

Precisely Automate permite a sus equipos financieros crear o actualizar rápidamente los datos maestros utilizando Excel o un formulario web, ya sea uno o dos registros o miles de registros a la vez.

Y debido a que las soluciones Precisely Automate respetan completamente sus permisos de SAP, las personas solo pueden hacer lo que sus credenciales de SAP permiten, manteniendo sus reglas en torno a la segregación de deberes.

Ejemplos de tareas de datos maestros que automatizamos:

• Creación masiva de nuevos proveedores después de adquirir una nueva empresa

• Actualización masiva de las condiciones de pago en los registros de los proveedores

• Corrección de errores en los detalles de la factura del cliente

1. Mejorar el cumplimiento en todos los procesos comerciales clave

Las soluciones que hemos presentado hasta ahora se basan en que una persona publica datos en SAP. Pero, ¿qué pasa si varias personas de su organización necesitan proporcionar o aprobar datos? ¿Y qué pasa si tienes que cumplir con estrictos procedimientos comerciales?

Ahí es donde entra en juego Automate Evolve. Esta potente plataforma de flujo de trabajo de SAP permite a su equipo crear soluciones que mejoren el cumplimiento y reduzcan el riesgo.

Por ejemplo, podría crear una solución de solicitud de gastos de capital que dirija un formulario web al aprobador correcto en función de la cantidad de la solicitud y el código de la empresa. Todos en el proceso se mantienen informados del estado de la solicitud por correo electrónico, y si una regla como los umbrales de aprobación cambia, alguien en el negocio puede modificar rápidamente su solución sin llamar a TI.

1. Dedica menos tiempo a preparar las auditorías

Las auditorías externas e internas son un hecho de la vida para cualquier organización de contabilidad y prepararse para ellas no tiene por qué ser estresante ni llevar mucho tiempo. Empodere a su personal para crear un libro de trabajo de Excel habilitado para Automate Studio que pueda extraer rápidamente datos de SAP que los auditores puedan querer ver, facturas de más de 250.000 dólares, por ejemplo.

Estos informes son fáciles de configurar y modificar a medida que cambian los criterios de auditoría y se pueden ejecutar de forma ad hoc o programada. Este tipo de automatización inteligente no solo reduce el tiempo que sus equipos dedican a la preparación de la auditoría, sino que también puede reducir el tiempo que los auditores externos pasan en el sitio y, en consecuencia, los costos de auditoría.

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